Юному аджаилисту посвящается

На связи Фредерик Брукс:

Технология, правила фирмы и традиции ремесла требуют выполнить некоторое количество канцелярской работы по проекту. Менеджеру-новичку, только что самому бывшему мастеровым, эта работа кажется совершенной помехой и ненужным отвлечением, бумажным валом, грозящим захлестнуть его. По большей части так и есть в действительности.

Однако понемногу он начинает понимать, что некоторая небольшая часть этих документов заключает в себе значительную часть его административной работы. Подготовка каждого из них служит главным поводом для сосредоточения мысли и кристаллизации обсуждений, которые без этого длились бы вечно. Ведение этих документов становится механизмом наблюдения и предупреждения. Сам документ становится памяткой, индикатором состояния и базой данных для составления отчетов.


Зачем нужны формальные документы?

Во-первых, необходимо записывать принятые решения. Только когда пишешь, становятся видны пропуски и проступают несогласованности. В процессе записывания возникает необходимость принятия сотен мини-решений, и их наличие отличает четкую и ясную политику от расплывчатой.

Во-вторых, посредством документов решения сообщаются исполнителям. Менеджеру приходится постоянно удивляться, что политика, которую он считал известной всем, оказывается совершенно неизвестной одному из членов его команды. Поскольку основная его работа состоит в том, чтобы все двигались в одном направлении, его главная ежедневная задача заключается в обмене информацией, а не принятии решений, и документы очень облегчат ему эту нагрузку.

Наконец, документы образуют базу данных менеджера и его контрольный список. Периодически изучая их, он видит, в какой точке пути находится, и определяет необходимость смещения акцентов или изменения направления.

...

Задача менеджера состоит в том, чтобы разработать план и выполнить его. Но только записанный план является точным и может быть сообщен другим. Такой план состоит из документов, описывающих: что, когда, по какой цене, где и кто. Этот маленький набор важных документов охватывает значительную часть работы менеджера. Если в самом начале понять их всеохватывающую и важную сущность, то они станут для менеджера добрым инструментом, а не раздражающей обузой. Сделав это, он определит свой курс более четко и быстро.